6 listas inteligentes para ter além da sua lista de tarefas

“Inúmeros líderes costumam realizar tarefas que facilmente poderiam ter delegado, com a justificativa de que ‘ah, é rápido’. Acontece que ser capaz de fazer algo não significa que você deveria fazê-lo”, Rizzo vai direto ao ponto.

Ela indica que você olhe para cada item da sua lista de tarefas e se pergunte: “Sou a única pessoa capaz de fazer isso?”. Você já prevê a resposta. Então, crie uma lista de tarefas delegadas. Naturalmente, ela deverá se tornar a lista de afazeres de outros responsáveis, e você poderá conferir se estão sendo ou não realizadas.

Os projetos de uma empresa em crescimento não costumam ser poucos e, por isso mesmo, é necessário mensurar seus avanços, atrasos e gargalos. Por isso não é seguro manter uma planilha, que deve ser constantemente atualizada. O conselho é recorrer a uma ferramenta de gestão de projetos.

Assim, é possível listar todos os detalhes – desde o valor hora/homem dos profissionais até permissões para abrir e receber demandas. Isso evita a microgestão, ou seja, interromper o trabalho dos colaboradores supervisionando cada pequena etapa.

Com os projetos listados no sistema, bastará distribuir as tarefas para os profissionais. Dependendo da solução escolhida, cada pessoa poderá acompanhar seu próprio desempenho, além de se comunicar com os membros da mesma equipe, e de outra também. Em suma, Rizzo recomenda porque “poupa inúmeros e-mails, que podem se tornar confusos, além de manter tudo sobre os projetos num só lugar”.

Se você está prestes a marcar uma reunião, pare um minuto e se pergunte: quais assuntos trataremos? Liste todos eles. São pautas demais? Procure cortar para no máximo três. Para mais detalhes, acesse nosso guia para reuniões produtivas.

Agora, se você vai participar de uma reunião semanal de follow-up, mantenha sua lista por perto. Assim você anota suas realizações, dificuldades e aprendizados conforme for lembrando – e vai filtrando o que é mais importante. Afinal, nem tudo que você precisa dizer vem à mente de uma vez, do mesmo modo que nem tudo o que você fez durante a semana é relevante para todos.

Aceitar ou negar o convite para uma parceria, abrir um negócio em conjunto, contratar e desligar funcionários… Todas essas são decisões que requerem uma reflexão bastante ponderada. E nada mais eficiente do que uma lista de prós e contras para poder acessar na hora da tomada de decisão.

Já ouviu falar da Análise SWOT? Usada até hoje por profissionais de Marketing para entender o posicionamento de um produto ou serviço no mercado, ela consiste em identificar Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Você pode, então, adaptá-la à sua situação. Se está difícil entendê-la, neste post, damos algumas dicas para decisões melhores.

Mas atenção: embora pareça óbvio, o fato de haver mais prós do que contras num primeiro momento não quer dizer que você já tem uma resposta. O mais seguro é anotar tudo e deixar sua lista descansando… No dia seguinte, volte a ela, com uma nova perspectiva e novos pontos a analisar. Também pode ajudar se você compartilhar sua lista com um amigo que já passou por impasse semelhante.

Não chame os objetivos de longo prazo de futuro. Longo prazo quer dizer que você começa agora e alcança depois. Tratando seus planos como planos do futuro, você pode acabar adiando muita coisa, até já não ter mais as mesmas condições nem disposição de correr atrás delas.

“Mesmo que você ache que um sonho é muito ambicioso, mas é algo que você quer, adicione à sua lista”, Rizzo aconselha. Só evite contá-lo a todo mundo. Não porque a inveja alheia pode destruir seu sonho, e sim porque pode te causar a falsa sensação de realização prévia, te aliviando de se empenhar.

O filósofo Walter Benjamin enumerou as “As técnicas do escritor em 13 teses” (“The Writer’s Technique in Thirteen Theses”) e uma delas é justamente sobre isso: “Fale sobre o já realizado, de todas as maneiras, mas não leia nenhuma passagem a ninguém do trabalho em progresso. Qualquer gratificação que você obtenha dessa forma irá retardar seu tempo. Se seguir o conselho, o desejo crescente de comunicação se tornará, por fim, um motor para a conclusão do trabalho.”

Rizzo sugere ainda que você crie lembretes, no celular mesmo, para retomar e reavaliar sua lista de objetivos de longo prazo. “Eu vou riscando as coisas que já aconteceram, adicionando novos objetivos e apagando o que eu não quero mais fazer”. Parece uma estratégia sensata, não?

Você é daquele tipo de pessoa que só concentra com música? O problema é quando você escolhe uma perfeita para o momento e, logo em seguida, começa uma outra que te desagrada e até desconcentra, porque você precisa trocar…

Para isso não acontecer e você entrar num estado de fluxo quase inabalável, aproveite para montar uma playlist só com as suas músicas preferidas. Quer algumas dicas? Não inclua nenhuma que mexa muito com suas emoções, para não te deixar com a cabeça nas nuvens. E, se sentir que músicas em português te desfocam porque você fica reparando na letra, evite também.

Agora, se você não está com tempo, fizemos uma seleção de playlists especial para quem precisa se focar e não está conseguindo. Acesse aqui! Já neste outro post, indicamos um site com músicas que concentram, com base na neurociência.