Ficheiros de contatos – organização e manutenção
Quiz de Diagnóstico: Ficheiros de Contatos Objetivo: Avaliar o conhecimento prévio sobre os conceitos básicos de organização e manutenção de ficheiros de contatos.
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1
Qual a principal função de um ficheiro de contatos?
Organizar informações de pessoas ou empresas.
Armazenar documentos.
Gerir projetos.
Controlar o fluxo de caixa.
2
Qual a diferença entre um arquivo físico e um digital?
Não há diferença, ambos armazenam as mesmas informações.
O arquivo digital permite procura e atualizações mais rápidas.
Todas as opções estão corretas.
O arquivo físico é mais seguro que o digital.
3
Quais dos seguintes dados são importantes para um ficheiro de contatos de clientes?
Data de nascimento e o NIF.
Nome, telefone e e-mail.
Apenas o nome completo.
Nenhuma das opções.
4
Qual a importância de padronizar os dados num ficheiro de contatos?
É um requisito legal.
Torna o arquivo mais bonito.
Não tem importância.
Facilita a procura e a organização das informações.
5
O que é um campo obrigatório num ficheiro de contatos?
Nenhuma das opções.
Um campo que contém informações confidenciais.
Um campo que pode ser preenchido ou não.
Um campo que deve ser preenchido para que o registo seja válido.
6
Qual a importância de realizar backups de um ficheiro de contatos?
Para ter uma cópia física do arquivo.
Para evitar a perda de dados em caso de falhas.
Para partilhar os dados com outras pessoas.
Apenas para arquivos muito grandes.
7
Qual a principal vantagem de utilizar um software de gestão de contatos?
Todas as opções estão corretas.
É mais barato que um arquivo físico.
Permite realizar procura e adicionar filtros de forma mais rápida e eficiente.
É mais fácil de transportar.
8
O que significa segmentar uma base de dados de clientes?
Dividir os clientes em grupos com características semelhantes.
Organizar os clientes por ordem alfabética.
Eliminar os clientes inativos.
Nenhuma das opções.
9
Qual a importância de manter os dados de contactos atualizados?
Para facilitar a tomada de decisões.
Todas as opções estão corretas.
Para garantir a qualidade das informações.
Para evitar erros de comunicação.
10
Quais são os principais riscos de não proteger adequadamente os dados dos contactos?
Perda de informações confidenciais.
Dificuldade em encontrar informações.
Todas as opções estão corretas.
Perda de clientes.
11
Qual a importância de ter um arquivo de visitantes?
Todas as opções estão corretas.
Para fins estatísticos.
Para controlar o acesso às instalações.
Para fins de segurança.
12
O que é um dado confidencial?
Qualquer informação que esteja num arquivo.
Informação que não pode ser alterada.
Informação que deve ser protegida para garantir a privacidade.
Nenhuma das opções.
13
Qual a importância de ter um manual de procedimentos para o tratamento de dados pessoais?
Todas as opções estão corretas.
Garantir a conformidade com a legislação.
Padronizar os processos.
Proteger os direitos dos titulares dos dados.
14
Qual a principal vantagem de utilizar um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)?
Aumentar as vendas.
Todas as opções estão corretas.
Automatizar tarefas repetitivas.
Melhorar a comunicação com os clientes.
15
Qual a importância de realizar backups regulares dos arquivos de contatos?
Apenas para arquivos muito grandes.
Para partilhar os dados com outras pessoas.
Para ter uma cópia física dos arquivos.
Para garantir a segurança dos dados em caso de perda ou corrupção.
